Nieuwe verplichtingen in de bouw- en schoonmaaksector

1. KBO registratie helpers en werkende vennoten

Vanaf 1 juli 2024 moeten helpers en werkende vennoten geregistreerd worden  in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).

Wie is onderworpen aan deze registratie?

De registratieplicht rust op de vennootschappen of zelfstandigen die actief zijn in de bouw- of schoonmaaksector. Vennootschappen worden verplicht de werkende vennoten te registreren, zelfstandigen moeten hun helpers registreren.

Het is de vennootschap of de zelfstandige die onderworpen is aan de registratieplicht. De werkende vennoten of helpers zijn hier niet zelf verantwoordelijk voor. De mogelijke sancties bij niet nakoming variëren tussen EUR 500 en EUR 4.000 en worden opgelegd aan de vennootschap of zelfstandige. De zaakvoerders/bestuurders van een vennootschap zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de boetes opgelegd aan de vennootschap.

Wie zijn de werkende vennoten?

Een ‘werkend vennoot’ is een aandeelhouder van een vennootschap (één aandeel volstaat) die een reële activiteit uitoefent in die vennootschap en deze activiteit niet als loontrekkende uitoefent.

De aandeelhouders/vennoten die niet actief zijn in de vennootschap, vallen niet onder registratieplicht.

Een mandataris kan ook een ‘werkend vennoot’ zijn. Wanneer een mandataris (zoals bestuurder of zaakvoerder) naast bestuurstaken ook nog operationele taken uitvoert binnen de vennootschap, en hij of zij bezit aandelen, dan wordt hij of zij ook beschouwd als ‘werkend vennoot’. In dat geval moet er een registratie plaatsvinden, ondanks dat men reeds in de KBO zichtbaar is met de functie van bestuurder of zaakvoerder.

Wie zijn de helpers?

Een helper is  een natuurlijke persoon die een zelfstandige bijstaat of vervangt in de uitoefening van diens zelfstandige activiteit. Hij of zij oefent de activiteit uit op zelfstandige basis en dus zonder arbeidsovereenkomst. Men kan enkel helper zijn van een zelfstandige (eenmanszaak), niet van een vennootschap.

Er zijn twee soorten van helpers die niet onder registratieplicht vallen:

• Een meewerkende echtgeno(o)t(e) / wettelijk samenwonende partner die aangesloten is bij een sociaal verzekeringsfonds onder het specifiek sociaal statuut van ‘werkende echtgenoot’;
• Helpers zonder verzekeringsplicht als zelfstandige: sommige personen hoeven zich niet aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds voor de activiteit als helper. Dit zijn meer bepaald jonge ongehuwde helpers, toevallige helpers, helpende echtgenoten met een eigen volwaardig statuut.

Welke gegevens worden opgevraagd bij een registratie?

De volgende gegevens moeten worden opgegeven:

• Naam en voornaam;
• Rijksregisternummer (of bisnummer);
• Begindatum van de activiteit als werkend vennoot of helper;
• Indien van toepassing een einddatum.

Wanneer moet de registratie plaatsvinden?

De registratie moet gebeuren vóór de aanvang van de activiteit in de vennootschap of bij de zelfstandige.

De registratie van de einddatum van de activiteit moet gebeuren binnen de 15 dagen na stopzetting van de activiteit.

Wat met de werkende vennoten en helpers die reeds actief zijn?

Voor de werkende vennoten en helpers die al vóór 1 juli 2024 actief waren of die de activiteit zullen aanvangen tussen 1 juli 2024 en 31 december 2024, moet de registratie ten laatste op 31 december 2024 gebeuren.

Vanaf volgend jaar dooft deze overgangsmaatregel uit en dient de registratie te gebeuren vóór de aanvang van de activiteit.

Hoe gebeurt de registratie in de praktijk?

De registratie kan online uitgevoerd worden via de toepassing My-Enterprise of QPS Accountants handelt deze registratieplicht graag af voor u.

2. Aanwezigheidsregistratie onderhouds-en reinigingswerken 

Daarnaast geldt er sinds 1 september 2024 ook een nieuwe verplichting tot aanwezigheidsregistratie voor onderhouds- en reinigingswerken aan onroerende goederen.

Wie is onderworpen?

De aanwezigheidsregistratie geldt voor alle natuurlijke personen die aanwezig zijn op een werkplaats waar ze onderhouds- en reinigingswerken verrichten aan onroerende goederen voor rekening van derden.

Onder onroerend goederen worden niet enkel gebouwen verstaan, ook wegen vallen hieronder (bv. sneeuwruimen).

De registratie slaat op alle personen, ongeacht hun statuut (bv. werknemer, zelfstandige, stagiair, uitzendkracht of jobstudent) en is niet beperkt tot het paritair comité nr. 121 voor de schoonmaak.

Schoonmaak met dienstencheques of schoonmaak door intern personeel valt niet onder deze reglementering.

Wanneer is de registratie verplicht?

De aanwezigheidsregistratie zal verplicht zijn wanneer het indienen van een ‘aangifte van werken’ vereist is namens de sociale wetgeving, nl.  wanneer de volgende drempelbedragen worden overschreden:

• Indien men werkt zonder onderaannemer: werken met een waarde van meer dan 30.000 euro;
• Indien met werkt met 1 onderaannemer: werken met een waarde van meer dan 5.000 euro;

Ingeval er voor de uitvoering van de werken beroep wordt gedaan op meerdere onderaannemers, geldt er steeds een verplichting tot het indienen van een ‘aangifte van werken’ en dus ook tot het voldoen aan de aanwezigheidsregistratie.

Het bepalen van het bedrag van de werken verschilt naargelang het om een specifiek of een doorlopend einddoel gaat. Werken met een specifiek einddoel zijn eenmalige en specifieke opdrachten waarbij het bedrag van de werken de som van de bedragen van de contracten op de werkplaats is.

Werken met een doorlopend einddoel zijn doorlopende contracten die voorzien in vastgelegde of onverwachte interventies gedurende een bepaalde periode (bv. 1 of meerdere jaren) die telkens verlengd kan worden. Raamcontracten en onderhoudscontracten vallen hieronder. Het bedrag van de werken wordt voor deze contracten op jaarbasis berekend of geschat.

Welke gegevens moeten geregistreerd worden?

Naast de loutere registratie van aanwezigheid dienen ook de identificatiegegevens van de persoon die de werkzaamheden uitvoert, van de opdrachtgever en de werkplaats doorgegeven te worden. Ook dient de aankomst en vertrektijd te worden geregistreerd, alsook de genomen rustpauzes.

Hoe registreren?

De registraties gebeuren elektronisch via een systeem van de RSZ genaamd ‘Check In and Out at Work’ of een gelijkwaardige registratiewijze.  Zo bestaan al diverse applicaties die deze aanwezigheidsregistraties mogelijk maken (scannen van een QR code met de smartphone). Ook het werken met een badge is een volwaardig alternatief.

Wanneer registreren?

De online toepassing van de RSZ 'Check In and Out at Work’ is sinds 1 september 2024 beschikbaar voor gebruik. Vanaf deze datum geldt ook de verplichting voor de registratie.

Tot het einde van dit jaar zullen de bevoegde inspectiediensten de gebruikers van de toepassing bijstaan indien dit nodig zou zijn. In deze periode zijn de inspectiediensten mild en zouden boetes enkel worden opgelegd in geval van fraude.

Wenst u meer uitleg hierover of wilt u zich graag laten bijstaan bij deze registratieverplichting? Contacteer QPS Accountants, wij helpen u graag verder.

Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise