Verplichte gestructureerde elektronische facturatie in B2B-context: wat houdt dit concreet in?

In welk formaat moet de factuur opgesteld worden?

Elektronische factuur

Momenteel kan een factuur via e-mail verzonden worden in verschillende formaten, bijvoorbeeld pdf, Word of XML.

Gestructureerde elektronische factuur

Vanaf 1 januari 2026 zal het in bepaalde situaties verplicht worden om een gestructureerde elektronische factuur op te stellen en zal het niet meer voldoende zijn om een elektronische factuur via e-mail te verzenden.

Een gestructureerde elektronische factuur is “een elektronische factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt”.

Gestructureerde elektronische facturen moeten geautomatiseerd verwerkt kunnen worden zonder dat enige manuele handeling nodig is.

De concrete voorwaarden moeten nog vastgelegd worden in een Koninklijk Besluit. Het PEPPOL-BIS-formaat (Pan-European public procurement online) zal allicht als principiële referentie opgelegd worden. PEPPOL is zowel een formaat voor het opmaken van de gestructureerde elektronische factuur, als een netwerk waarlangs facturen kunnen verzonden/ontvangen worden.

Ook een verplichting voor de afnemer

Een elektronische factuur kan momenteel enkel toegepast worden als de afnemer daarmee instemt. Door de invoering van de verplichte elektronische facturatie zal de afnemer niet langer kunnen weigeren en wordt hij verplicht om de elektronische gestructureerde factuur te ontvangen.

Het wetsontwerp legt de ontvangstverplichting voor elektronisch gestructureerde facturen op aan alle in België gevestigde btw-plichtigen, behalve deze die geen recht op aftrek van btw hebben bv. een patrimoniumvennootschap die louter vastgoed verhuurt.

De verplichting wordt ook opgelegd aan alle niet in België gevestigde btw-plichtigen die in België voor de btw geregistreerd zijn.

Welke facturen vallen onder het toepassingsgebied?

De verplichting tot het uitreiken van een gestructureerde elektronische factuur is gebaseerd op drie ‘vectoren’ die met elkaar moeten worden gecombineerd opdat de elektronische gestructureerde facturatie verplicht is.

1.     Hoedanigheid van de uitreiker van de factuur

De verplichting zal gelden voor alle in België gevestigde btw-belastingplichtigen en buitenlandse ondernemingen die in België over een vaste inrichting beschikken.

Ook de verschillende leden van een btw-eenheid zijn onderworpen aan de verplichting. De bijzondere stukken die worden uitgereikt voor interne handelingen tussen leden van een btw-eenheid zullen als een gestructureerde factuur moeten worden uitgereikt indien voor dezelfde handeling buiten de btw-eenheid een gestructureerde elektronische factuur vereist zou zijn.

De verplichting geldt niet voor forfaitaire btw-plichtigen, voor gefailleerde btw-plichtigen (m.b.t. de activiteit waarvoor ze failliet zijn verklaard) en voor de btw-plichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn op basis van artikel 44 WBtw.

2.     Hoedanigheid van de ontvanger van de factuur

De verplichting geldt voor handelingen die worden verricht voor een belastingplichtige die voor de gefactureerde handeling zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen. De verplichting geldt dus ook wanneer de ontvanger een buitenlandse onderneming is met een Belgisch btw-nummer, zelfs indien ze geen vaste inrichting heeft.

3.     Handeling waarop de factuur betrekking heeft

De verplichting is van toepassing op de facturatie van leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden, behoudens deze vrijgesteld op grond van artikel 44 WBtw. Met betrekking tot handelingen vrijgesteld op grond van een andere btw-vrijstelling bv. uitvoer, is de verplichting wel van toepassing.

Tijdelijke verhoogde kostenaftrek

Gezien het voor de belastingplichtige kosten met zich mee zal brengen om zich in regel te stellen, zal er voor eenmanszaken en kleine ondernemingen een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% ingevoerd worden voor factureringspakketten die nodig zijn voor de gestructureerde elektronische facturering, alsook voor de advieskosten in dit kader. Deze verhoogde kostenaftrek zal gelden van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027.

Deze kostenaftrek geldt niet voor de aankoop van systemen die door de onderneming worden geactiveerd op de balans en afgeschreven. Voor dergelijke investeringen is de investeringsaftrek van toepassing.

Hoe u voorbereiden?

Voor een efficiënte overgang naar elektronisch factureren, kan u best controleren of uw huidige boekhoud- of facturatiesoftware voldoet aan de vereiste normen. Als dit niet het geval is, is er echter geen reden tot paniek. Momenteel zijn er reeds diverse tools op de markt en is men bovendien nog volop bezig met het ontwikkelen van systemen om elektronische facturatie eenvoudig in te voeren.

Onze boodschap is dat u best niet wacht tot het allerlaatste moment om actie te ondernemen. Deze digitalisering biedt namelijk ook opportuniteiten nl. een efficiëntere  administratie.

Uw dossierbeheerder staat u tijdens het in regel stellen met deze nieuwe verplichting uiteraard graag bij met raad en daad.

Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise