U leeft de UBO verplichtingen niet (tijdig) na? Ambtshalve doorhaling uit de KBO is mogelijk

Twee nieuwe redenen voor de ambtshalve doorhaling

 De ondernemingen die nalaten om de UBO verplichtingen correct uit te voeren, riskeren een ambtshalve doorhaling in de KBO. Onder UBO verplichtingen wordt verstaan, het vervolledigen van het UBO-register, het voldoen aan de documentatieplicht in het UBO-register en de jaarlijkse bevestiging van het UBO-register.

De doorhaling in de KBO kan in drie situaties mogelijk zijn:

1. De onderneming heeft een administratieve sanctie opgelegd gekregen omdat zij haar UBO-verplichtingen niet heeft nageleefd, en is vervolgens in gebreke gebleven de gegevens binnen 30 dagen te corrigeren of door te geven;
2. De onderneming heeft de jaarlijkse bevestiging met betrekking tot haar gegevens in het UBO-register niet tijdig uitgevoerd;
3. De onderneming heeft geen enkele informatie over de uiteindelijke begunstigden doorgegeven.

De beheersdienst kan daarenboven ook tot doorhaling overgaan van nog actieve gegevens van ondernemingen die opgehouden hebben te bestaan, naar aanleiding van een fusie of splitsing. Hiermee worden entiteiten die juridisch niet meer bestaan in de KBO doorgehaald, hetgeen een logisch gevolg is.

Wat zijn de gevolgen van de ambtshalve doorhaling?

Hoewel de doorhaling een administratieve maatregel is die geen impact heeft op de wettelijke status van de onderneming, is de impact van zo’n doorhaling niet te onderschatten.

Zo geldt er een verbod om de geschrapt verklaarde activiteiten uit te oefenen, met strafrechtelijke sancties tot gevolg. De doorhaling wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad, waardoor derden op de hoogte worden gebracht van de situatie. Het staat buiten kijf dat dit de onderneming in een slecht daglicht brengt. Tot slot worden alle rechtsvorderingen van de vennootschap onontvankelijk, wat tot serieuze financiële weerslag kan leiden.

De doorhaling ontslaat de betrokkene echter niet van zijn andere formaliteiten. Een onderneming die doorgehaald is in KBO dient nog steeds te voldoen aan al haar wettelijke, boekhoudkundige, sociale en fiscale verplichtingen.

Wanneer is er een intrekking van de doorhaling mogelijk?

De doorhaling kan ingetrokken worden in twee gevallen. Wanneer er sprake is van een manifeste vergissing door de overheid of administratie of wanneer de reden tot doorhaling niet meer gegrond is.

Van zodra de nodige formaliteiten met betrekking tot het UBO-register worden vervuld, zal de doorhaling worden ingetrokken.

Wanneer kan de beheersdienst nog overgaan tot ambtshalve doorhaling in KBO?

Allereerst bestaat er de standaardprocedure. Na vaststelling van foutieve gegevens of het ontbreken van gegevens in een inschrijving in de KBO verzoekt de beheersdienst de betrokken entiteit per aangetekende brief om de onjuiste gegevens recht te zetten of om de onvolledige gegevens aan te vullen. De betrokkene krijgt 30 dagen de tijd om dit recht te zetten. Bij gebrek aan actie door de onderneming, gaat de beheersdienst over tot doorhaling.

Naast de standaardprocedure bestaan er vijf specifieke gronden tot doorhaling in KBO. Deze gronden zijn specifiek bedoeld om de slapende ondernemingen te elimineren:

• wanneer de oprichter natuurlijke persoon van een onderneming reeds 6 maanden overleden is volgens de gegevens van het rijksregister;
• wanneer de afsluiting van de vereffening van een onderneming reeds 3 maanden geleden is uitgesproken;
• 3 maanden na de beslissing tot sluiting van het faillissement van een onderneming;
• wanneer een vennootschap 3 opeenvolgende boekjaren de jaarrekening niet heeft neergelegd;
• De vijfde grond omvat een restcategorie bedoeld voor ondernemingen die niet onder een van de eerste vier gronden vallen. Om hieronder te vallen, moeten de ondernemingen voldoen aan volgende cumulatieve criteria:
  • sedert minstens 3 jaar niet beschikken over actieve hoedanigheden, activiteiten of vestigingseenheden;
  • niet beschikken over lopende toelatings-of hoedanigheidsaanvragen, ingeschreven in de KBO;
  • sinds 7 jaar geen enkele wijziging uitgevoerd betreffende de gegevens in de KBO;
  • sinds 7 jaar geen enkele publicatie geplaatst in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad buiten die van de jaarrekeningen.

Het is dus niet alleen raadzaam om de KBO up-to-date te houden maar ook om de UBO verplichtingen tijdig na te leven. QPS helpt u uiteraard graag hierbij.

Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise