Ruimere ficheverplichting voor terugbetaalde kosten aan de bedrijfsleider: betaal bepaalde kosten voortaan liever rechtstreeks met de vennootschap!

Waarover gaat het?

Wanneer een bedrijfsleider kosten maakt voor de vennootschap, kan deze laatste de betreffende kosten terugbetalen aan haar bedrijfsleider. Het betreft een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever / vennootschap aldus vrij van belasting in hoofde van de bedrijfsleider (indien aan de nodige voorwaarden is voldaan). Deze vergoeding kan op basis van een vooraf vastgelegd forfait dan wel op basis van de werkelijk gedragen kosten en bewijsstukken.

Het is belangrijk dat er geen dubbel gebruik is, dit wil zeggen dat bepaalde kosten niet zowel op forfaitaire basis worden vergoed, als op basis van werkelijke bewijsstukken. Ingeval de maandelijkse onkostenvergoeding bijvoorbeeld een terugbetaling omvat van kosten om de bedrijfswagen te onderhouden, mag de vennootschap niet nogmaals de bonnetjes van de carwash die de bedrijfsleider privé betaalde aan hem of haar terugbetalen.

Het is net dit dubbel gebruik dat de fiscus strenger wil controleren door de uitbreiding van de ficheplicht.

Vroegere ficheplicht

De vroegere ficheplicht van de vennootschap ten aanzien van de bedrijfsleider was eerder eenvoudig en summier. De fiche moest louter vermelden dat er een terugbetaling was van onkosten ja dan neen, zonder effectief het terugbetaalde bedrag te vermelden (onder de assumptie dat de forfaitaire onkostenvergoeding binnen vooropgestelde normen bleef). Indien er sprake was van een forfaitaire vergoeding werd er “Ja, ernstige normen” weergegeven op de fiche. Indien werkelijke onkosten werden terugbetaald, volstond het om “Ja, bewijsstukken” te vermelden op de fiche.

Uitbreiding ficheplicht vanaf 2022

Vanaf inkomstenjaar 2022 geldt een ruimere ficheverplichting en moet steeds het totale bedrag van alle types van onkostenvergoedingen op de fiscale fiche worden vermeld.

Merk op dat boekingen op de rekening-courant van de bedrijfsleider ook als een terugbetaling worden beschouwd.

Dit geldt eveneens voor de betaling van onkostenvergoedingen aan werknemers.

Sanctie

Het niet correct vermelden van de onkostenvergoedingen kan de niet-aftrekbaarheid van de kosten tot gevolg hebben én de aanslag geheime commissielonen.

Conclusie

Deze wetswijziging zal ten vroegste een impact hebben op de in 2023 opgestelde fiches voor inkomstenjaar 2022, echter brengt een behoorlijke administratieve rompslomp met zich mee waardoor het goed is hier nu alvast bij stil te staan.

Om de administratieve last te beperken en eventuele fiscale boetes te vermijden is het aangeraden om:

• kosten liever rechtstreeks te betalen met de vennootschap in plaats van deze privé te betalen en te laten vergoeden door de vennootschap. Indien u per ongeluk een privé kost met de vennootschap betaalt, is dat geen ramp, dit kan steeds rechtgezet worden via uw rekening-courant;
• zoveel mogelijk facturen / bonnen op naam van de vennootschap te zetten ook al worden deze privé betaald. De terugbetaling gebeurt desgevallend door de vennootschap zonder dat vermelding op de fiche noodzakelijk is.

Bekijk ook onze andere recente blogberichten en ontdek meer expertise